Commissioni di Sorveglianza

Commissioni di sorveglianza sugli archivi e versamenti di documenti storici in Archivio di Stato

In merito agli obblighi di versamento agli Archivi di Stato dei documenti conservati dalle amministrazioni statali, l'art. 41 del Codice dei Beni culturali e del Paesaggio, approvato con decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 45 il 24 febbraio 2004, recita:

  1. gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all'Archivio centrale dello Stato e agli Archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant'anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settant'anni dopo l'anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l'esercizio professionale anteriormente all'ultimo centennio.
  2. Il soprintendente all'Archivio Centrale dello Stato e i direttori degli Archivi di Stato possono accettare versamenti di documenti più recenti, quando vi sia pericolo di dispersione o di danneggiamento.

  3. Nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto. Le spese per il versamento sono a carico delle amministrazioni versanti.

  4. Gli archivi degli uffici statali soppressi e degli enti pubblici estinti sono versati all'Archivio Centrale dello Stato e agli Archivi di Stato, a meno che non se ne renda necessario il trasferimento, in tutto o in parte, ad altri enti.

  5. Presso gli organi indicati nel comma 1 sono istituite commissioni, delle quali fanno parte rappresentanti del Ministero per i Beni e le Attività Culturali e del Ministero del'Interno, con il compito di:

        • vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito,
        • collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti,
        • proporre gli scarti di cui al comma 3,
        • curare i versamenti previsti al comma 1 da parte degli organi giudiziari e amministrativi dello Stato (documenti relativi ad affari esauriti da oltre quarant'anni; 70 anni per liste di leva e 100 per gli atti notarili),
        • identificare gli atti di natura riservata (e definire i comportamenti nei loro confronti nelle operazioni di scarto e nei versamenti in Archivio di Stato).

 

La composizione e il funzionamento delle commissioni sono disciplinati con regolamento (D.P.R. 37/2001).

Gli scarti sono autorizzati dal Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo, Direzione Generale per gli Archivi, Servizio II°, via Gaeta n. 8 – 10, (c.a.p.) 00185 Roma. Il materiale documentario individuato e proposto per lo scarto dev'essere descritto in apposito elenco (lettera ministeriale prot. 2.30152 del 20 dicembre 2006), con l'indicazione della natura delle carte, delle loro date estreme, del numero delle unità archivistiche che le contengono, del peso approssimativo e dello sviluppo in metri lineari di scaffalatura, del motivo dello scarto, con riferimento ove possibile al piano di conservazione archivistica o al massimario di scarto.

Modulo per la proposta di scarto.

Le disposizioni del presente articolo non si applicano al Ministero per gli Affari Esteri; non si applicano altresì agli Stati Maggiori dell'Esercito, della Marina e dell'Aeronautica per quanto attiene alla documentazione di carattere militare e operativa.